С једне стране имамо потребу за пословним тајнама, а с друге опасност од губитка знања. Потребу за пословним тајнама није тешко разумети, у ери индустријске шпијунаже, сајбер напада и општег угрожавања приватности. Међутим, ако кључно знање попут формуле неког састојка или производног рецепта зна само једна или две особе и нешто им се деси, можете комотно да закатанчите фирму. Могу да доживе несрећу, разболе се или једноставно дају отказ и пређу у другу фирму и шта ћете ви онда? У таквој ситуацији, можете само да жалите јер нисте имали добар систем дистрибуције знања унутар ваше фирме која би надоместила сваки такав губитак.

Комуникација унутар фирме је од кључног значаја како би ово било постигнуто. Помаже ако одвојите време да поразговарате са особљем кад год можете. Редовни састанци и брифинзи су још бољи ако можете да их приуштите и имате пријемчиве раднике. Наравно, уколико заиста желите да се ослоните на умне капацитете својих запослених, организовање разних сесија и иновативних радионица је сјајан начин да профитирате од садржаја њихових кранијума. Скоро све фирме с времена на време организују радне састанке где решавају горућа питања и одлучују о даљим акцијама.

Или то или можете да пробате да створите сопствену базу података релевантним за ваш бизнис, као и инструкције о извођењу радних задатака. На тај начин, радници ће увек имати приступ смерницама како би на лицу места могли правилно да реагују а да не узнемиравају руководећи кадар. Управљање знањем данас значи коришћење технологије на оптималан начин.

Некада су се подаци чували у архивама, картотекама и фасциклама на полицама, док се данас скоро све ради преко компјутера. То значи да ће, макар у већим фирмама, бити потребан старији менаџер чије је једино задужење управљање протоком информација унутар предузећа. Он или она би, у теорији, координисали напорима да подстакну креативно размишљање код запослених као и да то знање поделе на ефикасан начин.

Опет, ту је и проблем са почетка текста, који се тиче акумулације знања које може у сваком тренутку да одлепрша или нестане, па осим подстицаја за креативност треба нудити и стимулације лојалним запосленима како би осигурали не само останак старих радника које желите да задржите, него и нових, способних и креативних индивидуа које не цене довољно на њиховим радним местима.

Вештине и знања која су од круцијалног значаја за развој посла не долазе олако, али с друге стране радници који их поседују већином нису тако продуктивни услед разних фактора који се тичу њиховог здравственог стања, година али и општих ставова према послу. Па ипак, њихово знање и ваша репутација су обично и више него довољан разлог да их задржите на радном месту, наравно улолико су лојални. У супротном, управљање знањем може да се односи и на заштиту од разних злоупотреба.